Een kandidaat doet twee gesprekken. Daarna: stilte. Een week. Twee weken. Geen feedback, geen update, niets.
Matthias Eraly, CEO van ElmosExpert Try & Hire, ziet dit scenario te vaak voorbijkomen. En elke keer is de gedachte: dit hoeft niet.
Wat kandidaten ervaren
Stel je voor: je hebt twee goede gesprekken gehad. Je bent enthousiast over de functie. En dan hoor je niets meer. Dagen worden weken. Je begint te twijfelen. Was het gesprek toch niet zo goed? Hebben ze iemand anders gekozen?
Na twee weken zonder bericht denkt de gemiddelde kandidaat: dit bedrijf is mij aan het ghosten. En eerlijk gezegd: vaak hebben ze gelijk.
Het probleem? Die kandidaat herinnert zich je bedrijf. Niet als professionele werkgever. Maar als het bedrijf dat niet de moeite nam om te reageren.
Waarom dit gebeurt
Het is zelden onwil. Meestal is het een gebrek aan proces.
HR wacht op feedback van IT. IT heeft het druk en reageert niet direct. HR stuurt een reminder. IT vraagt of ze volgende week kunnen overleggen. Ondertussen wacht de kandidaat.
Bij grotere organisaties wordt dit erger. De hiring manager moet afstemmen met een teamlead. Die moet langs HR. HR moet wachten op goedkeuring van finance. Elke schakel voegt dagen toe.
En voor je het weet, ben je drie weken verder. De kandidaat heeft inmiddels ergens anders getekend.
De impact op je employer brand
Kandidaten praten. Met vrienden, met collega’s, op Glassdoor. “Ik heb daar gesolliciteerd, nooit meer iets gehoord.” Dat soort verhalen verspreiden zich.
In een markt waar IT-talent schaars is, kun je dit niet veroorloven. Je employer brand is niet alleen wat je op je website zet. Het is elke interactie die kandidaten met je hebben. Inclusief de momenten waarop je niets zegt.
Wat wel werkt
Bij ElmosExpert hanteren we een simpele regel: feedback binnen 48 uur. Niet altijd een definitief antwoord, maar altijd een update.
“We hebben je profiel besproken, volgende week volgt het technische gesprek.” Of: “We hebben besloten om verder te gaan met een andere kandidaat.” Beide zijn prima. Stilte is dat niet.
Bij klanten waar we goed mee samenwerken, zien we hetzelfde patroon. Een klant in de industriële sector heeft elke dinsdag een wervingsmeeting. We weten: als we maandag een profiel doorsturen, krijgen we dinsdag of woensdag feedback. Die voorspelbaarheid maakt het verschil.
Het gaat niet om snelheid alleen. Het gaat om verwachtingsmanagement. Een kandidaat die weet dat het twee weken duurt, kan daarmee leven. Een kandidaat die niets hoort, kan dat niet.
Praktische stappen
Voor HR-professionals die dit willen verbeteren, drie suggesties:
- Maak feedbackmomenten vast. Niet “als we tijd hebben,” maar “elke dinsdag bespreken we kandidaten.” Structuur voorkomt vertraging.
- Communiceer de tijdlijn. Vertel kandidaten aan het einde van elk gesprek: “Je hoort binnen X dagen van ons.” En houd je daaraan.
- Stuur liever een tussentijdse update dan niets. “We zijn nog in overleg” is beter dan stilte. Het laat zien dat je de kandidaat niet bent vergeten.
Het grotere plaatje
Snelle feedback is geen extraatje. Het is een teken van respect. Voor de kandidaat die tijd heeft geïnvesteerd. Voor het proces dat je als bedrijf hebt opgezet.
De beste kandidaten hebben opties. Als jij traag bent, zijn zij sneller weg dan je denkt. Niet uit onverschilligheid, maar omdat ze aannemen dat jij niet geïnteresseerd bent.
Feedback binnen 48 uur is haalbaar. Het vraagt discipline, niet meer budget. En het verschil in candidate experience is enorm.
Wil je weten hoe andere bedrijven dit aanpakken? Neem contact op met ElmosExpert.
Matthias Eraly is CEO van ElmosExpert Try & Hire, gespecialiseerd in IT-staffing met focus op technische én culturele fit.