Een manager kijkt naar het dagtarief van een consultant en maakt dan de vergelijking met de totale kost van een vaste medewerker. Maar is dat wel zo?
Die vraag lijkt simpel, maar het antwoord kan je verrassen. Want wat je ziet op papier vertelt lang niet het hele verhaal. Brutosalarissen en dagtarieven zijn slechts het topje van de ijsberg.
De échte kosten zitten verstopt in details die veel bedrijven over het hoofd zien. En die kunnen je budget flink in de war sturen. In deze blog laten we je precies zien wat elk personeelsmodel werkelijk kost, zodat je slimmere keuzes maakt voor je IT-team.
Wat is een TCO-analyse en waarom IT-managers vaak belangrijke kosten over het hoofd zien
TCO staat voor Total Cost of Ownership, een totaalbeeld van alle kosten die gepaard gaan met het inzetten van IT-personeel, van aanwerving tot vertrek. Het gaat dus niet alleen om het salaris of dagtarief, maar om het volledige plaatje.
Veel managers baseren hun keuzes op de meest zichtbare kosten: het brutosalaris of het gefactureerde dagtarief. Maar net zoals bij een ijsberg zit het grootste deel van de kosten onder de oppervlakte. Denk aan recruitment, onboarding, training, tools, licenties en managementtijd. Allemaal factoren die impact hebben op je budget én op de efficiëntie van je team.
Door deze verborgen kosten mee te nemen in je analyse, krijg je een realistischer beeld van wat elk personeelsmodel werkelijk betekent. Zo maak je niet alleen financieel slimme keuzes, maar ook strategische beslissingen die je IT-organisatie sterker maken.
Vaste medewerkers: meer waarde dan het loon doet vermoeden
Een vaste medewerker lijkt op het eerste gezicht een voorspelbare kost. Maar achter het brutosalaris schuilt een bredere investering die op lange termijn vaak loont.
Naast sociale lasten (25–30% bovenop het loon in België), zijn er kosten voor recruitment, onboarding en infrastructuur. De eerste maanden zijn meestal minder productief, maar vormen een cruciale periode voor integratie en groei. Denk ook aan werkmiddelen, HR-administratie, coaching en secundaire voorwaarden zoals pensioen en vakantiegeld.
Hoewel deze kosten initieel hoger liggen, bouw je met vaste medewerkers aan stabiliteit, kennisopbouw en teamdynamiek. Zeker bij langdurige projecten kan dit model op termijn de meest kostenefficiënte en duurzame keuze zijn.
Freelancers: flexibiliteit met aandachtspunten
Freelancers bieden flexibiliteit en snelheid. Je betaalt enkel voor gewerkte dagen, zonder langdurige verbintenissen. Dat maakt hen ideaal voor kortere projecten of specifieke expertise.
Toch zijn er ook aandachtspunten. Bij afwezigheid of vertrek kan continuïteit in het gedrang komen. Begeleiding en kennisoverdracht vragen extra tijd van je team. Administratieve complexiteit rond contracten, regelgeving en bemiddelingskosten kunnen ook meespelen.
Met een goede voorbereiding en duidelijke afspraken haal je het maximale uit freelance samenwerking, zeker wanneer je snel wilt schakelen zonder langdurige rekruteringsprocessen.
Externe consultants: premium service met directe impact
Consultants via bureaus komen vaak met een hoger prijskaartje, maar bieden ook directe meerwaarde. Je krijgt snel toegang tot gespecialiseerde kennis, zonder zelf door het hele selectieproces te moeten gaan.
De bureaukosten inclusief marge, accountmanagement en overhead maken dit model tot de duurste optie. Maar daar staat tegenover dat je ontzorgd wordt en snel kunt schakelen bij kritieke projecten.
Voor urgente opdrachten of complexe uitdagingen kan deze investering zich snel terugbetalen in snelheid, kwaliteit en resultaat.
Een TCO-vergelijking helpt je de juiste keuze maken
Nu je een beter beeld hebt van de belangrijkste verborgen kosten, wordt het tijd voor de vergelijking. De werkelijke verhoudingen tussen personeelsmodellen zijn vaak verrassend.
Vaste medewerkers hebben hoge opstartkosten door recruitment en onboarding, maar worden voordeliger naarmate ze langer blijven. Freelancers lijken duurder per dag, maar je betaalt alleen voor effectief gewerkte tijd. Externe consultants via bureaus brengen een marge mee die de tarieven opdrijft, maar leveren vaak de snelste resultaten.
Het kantelpunt ligt ergens tussen de korte en lange termijn. Kortere projecten van enkele maanden maken freelancers aantrekkelijk. Projecten die een jaar of langer duren, pleiten meestal voor vaste aanwerving. Spoedeisende projecten met kritieke deadlines kunnen de premium voor consultancybureaus rechtvaardigen.
Ook de productiviteit verschilt per model. Nieuwe vaste medewerkers hebben een inwerkperiode nodig. Ervaren freelancers kunnen vaak sneller starten. Bureau-consultants komen met voorkennis en ondersteuning uit hun organisatie.
Wat deze TCO-analyse duidelijk maakt is dat het goedkoopste dagtarief of laagste salaris zelden de voordeligste keuze is. Alle verborgen kosten meegerekend kunnen de verhoudingen volledig omdraaien. Een grondige kostenvergelijking vooraf bespaart je later onaangename verrassingen in je budget.
Het Try & Hire model als slimme middenweg
Het Try & Hire model van ElmosExpert combineert het beste van drie werelden. Je start met een consultant die na een evaluatieperiode kan overstappen naar een vast contract. Zo test je eerst de samenwerking in de praktijk en ligt de focus op groeien vanaf je eerste dag als Try & Hire consultant tot de effectieve overstap.
Dit model biedt snelheid, flexibiliteit én stabiliteit. Je vermijdt risico’s van een verkeerde aanwerving en bouwt tegelijk aan duurzame relaties. Voor kandidaten is het ook aantrekkelijk, omdat ze perspectief krijgen op een vaste rol.
In de praktijk blijkt Try & Hire vaak kostenefficiënter dan klassieke werving, met betere matches en een positieve impact op teamdynamiek en retentie.
Conclusie
De echte waarde van IT-personeel zit in het volledig plaatje. Wat je op papier ziet, een salaris of dagtarief, vertelt maar een deel van het verhaal. De werkelijke kosten én baten van IT-personeel zitten vaak in minder zichtbare factoren zoals sociale lasten, onboarding, managementtijd en continuïteit. Door die mee te nemen in je analyse, krijg je een veel eerlijker beeld van wat elk model je écht kost én oplevert.
Vaste medewerkers, freelancers en consultants hebben elk hun eigen sterktes en uitdagingen. Door vooraf een grondige vergelijking te maken, voorkom je verrassingen en maak je keuzes die passen bij je project, je team en je budget.
De slimste beslissing maak je niet op basis van het laagste tarief, maar door te kijken naar het totaalplaatje. Het Try & Hire model van ElmosExpert biedt daarbij een interessante middenweg. Je combineert snelheid en flexibiliteit met de mogelijkheid tot duurzame samenwerking, zonder meteen langdurige verplichtingen aan te gaan.
Wil je weten wat dit concreet voor jouw organisatie betekent? Bereken je eigen kostenvoordeel en ontdek hoe ElmosExpert je helpt om de juiste IT-professionals aan te trekken, zonder de risico’s van klassieke werving.